Télétravail: remboursement frais, exonération fiscale et déclaration

Dernière mise à jour le : 11/10/2022

Les frais engagés par les salariés dans le cadre du télétravail doivent être pris en charge par leur employeur. crédit photo : Shutterstock

L'épidémie de la Covid-19 a bouleversé notre façon de travailler. Ainsi, le télétravail s'est très fortement développé. De nombreux salariés sont susceptibles d'avoir engagé des frais pour pouvoir travailler depuis leur domicile. Certains ont reçu une indemnité spécifique de la part de leur employeur. Le gouvernement a mis en place une exonération fiscale de ces frais.

Sommaire:

• La Covid-19, l'élément déclencheur d'un télétravail massif
• L'employeur doit rembourser les frais liés au télétravail
• Quels sont les frais de télétravail concernés par un remboursement?
• Frais de télétravail: le gouvernement fait un geste à hauteur de 550 euros
• Le traitement fiscal des frais de télétravail

La Covid-19, l'élément déclencheur d'un télétravail massif

La lutte contre l'épidémie de la Covid-19 a conduit le gouvernement à prendre des mesures de confinement, plus ou moins strictes selon les périodes. Par obligation, le télétravail s'est donc très fortement développé. Lors des pics épidémiques, la loi oblige les employeurs à imposer le télétravail à leurs salariés, si leur activité au sein de l'entreprise le permet.

Dans ce cadre, des millions de salariés ont basculé d'une vie de bureau bien établie au télétravail. Ils ont dû s'adapter, parfois avec difficulté, et le plus souvent engager un certain nombre de frais. Parfois sans s'en rendre compte.

D'un point de vue juridique, le flou a longtemps été de mise. En effet, le télétravail est défini comme «toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication» (ordonnance Macron de 2017). Par ailleurs, lorsque le télétravail est imposé, cette fois par l'employeur, le salarié doit obligatoirement être indemnisé au titre de l'occupation de son domicile.

La limite de ces règles a été vite atteinte. En effet, comment peut-on identifier le volontarisme de l'employé ou une obligation dictée par l'employeur alors que le travail est imposé par l'État lui-même dans le cadre d'une pandémie?

L'employeur doit rembourser les frais liés au télétravail

Compte tenu de ces incertitudes juridiques liées au caractère exceptionnel de la situation, certains employeurs ont refusé de rembourser les frais de leurs employés liés au télétravail. Et le nombre de contentieux d'enfler.

La persistance de l'épidémie a conduit les partenaires sociaux à s'emparer du problème. En novembre 2020, la majorité d'entre eux signait un accord sur le télétravail. Celui-ci précise que l'employeur doit prendre en charge les frais engagés par ses employés dans le cadre du télétravail. Le remboursement peut prendre la forme d'un versement forfaitaire mensuel ou correspondre au montant des frais réellement engagés et justifiés par le salarié.

Quels sont les frais de télétravail concernés par un remboursement?

Mais de quels frais s'agit-il? Sauf accord spécifique, les frais pouvant être remboursés sont:

• Les frais de communication (abonnement, souscription à une offre Internet...).
• Les frais de fournitures et d‘imprimés (dépenses de cartouches d'encre, de ramettes de papier).
• Les frais liés à l'utilisation d'un local privé (frais d'électricité, d'eau, de chauffage, d'assurance habitation, de diagnostic de conformité électrique...).
• Les frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail, avec justification de la nécessité des déplacements entre le domicile et le lieu de travail.
• Les frais de téléphone portable (frais d‘abonnement, de communication et d'acquisition de téléphone portable).
• L'achat de mobilier et matériel informatique pour les besoins de l'activité professionnelle (chaise de bureau ergonomique).

Parmi les frais ne donnant pas droit à un remboursement, citons:

• Les frais de repas.
• Les frais de garde d'enfants (y compris lorsque les deux parents travaillent).

Frais de télétravail: le gouvernement fait un geste à hauteur de 550 euros

Par-delà la situation exceptionnelle liée à la pandémie de la Covid-19, rappelons que tout salarié déduit les frais qu'il a engagés au titre de ses dépenses professionnelles:

• Soit par une déduction forfaitaire à hauteur de 10% de ses revenus (cette déduction est appliquée par défaut par l'administration fiscale avant le calcul de l'impôt dû).
• Soit par une déduction réelle , c'est-à-dire à la hauteur exacte des frais engagés (le salarié doit pouvoir justifier toutes ses dépenses).

Toutefois, les frais du télétravail bénéficient, le plus souvent, d'un traitement fiscal spécifique. L'allocation versée par votre employeur est exonérée d'impôt sur le revenu (IR). Vous n'avez pas à la déclarer.

Cependant, pour éviter les abus des uns et des autres , une limite maximum a été fixée à 2,5 euros par jour de télétravail, soit une exonération de 55 euros par mois (en 2022) comprenant 20 jours de télétravail. La limite de cette «mesure de tempérament» est donc de 580 euros sur une année.

Le traitement fiscal des frais de télétravail

Un salarié bénéficiant de l'abattement forfaitaire de 10% et ayant reçu une indemnité de télétravail n'a pas à la déclarer si elle reste inférieure aux montants exonérés. Au-delà, il doit être en mesure de la justifier. Dans ce cas, elle n'est pas imposable. S'il ne peut pas la justifier, il doit réintégrer le solde entre le maximum autorisé et l'indemnité reçue en case Traitement et salaires («1AJ» du formulaire de base de la déclaration de revenus 2042).

Si ce même salarié n'a rien reçu de la part de son employeur alors qu'il a engagé des frais de télétravail, il a intérêt à opter pour la déduction des frais réels. Attention, le panachage avec la déduction forfaitaire de 10% n'est pas possible: dans ce cas, le salarié doit déduire de ses revenus tous ses frais professionnels, et pas seulement ceux liés au télétravail. Il doit donc avoir conservé l'ensemble des justificatifs de ses dépenses. Ses frais de télétravail profitent de l'exonération prévue à titre exceptionnel.

Dans le cas d'un salarié n'ayant pas reçu d'indemnité de son employeur et déclarant ses frais professionnels au réel, rien ne change. Il déduit tous ses frais, dont ceux liés au télétravail. Ses frais de télétravail profitent de l'exonération prévue à titre exceptionnel.

Enfin, pour un salarié déclarant ses frais au réel et ayant bénéficié d'une indemnité de télétravail, la situation se corse quelque peu. Si l'indemnité est égale ou inférieure aux montants exonérés, il ne la déclare pas. Et il se contente de déduire ses autres frais de ses revenus, comme il a l'habitude de le faire. Cette fois, si l'indemnité est inférieure aux frais qu'il a engagés, il doit réintégrer l'indemnité reçue à ses traitements et salaires (case «1AJ») puis déduire l'ensemble de ses frais (frais de télétravail et autres frais).