D’apparence anodine, la feuille de présence aux assemblées générales de copropriétés, renferme des informations importantes que certains syndics rechignent à dévoiler, alors qu’ils y sont tenus.
Derrière ce qui ressemble à un document technique ou purement administratif, les feuilles de présence des assemblées générales des copropriétés, se cachent des enjeux de pouvoir insoupçonnés. C’est ce que démontrent Me Jean-Philippe Mariani, avocat, et Bruno Lehnisch, cadre juridique, qui tiennent un blog consacré au droit de la copropriété , et décryptent pour Le Figaro immobilier l’importance de ces bouts de papier. «Au-delà de leur fonction première de contrôle de la régularité de l’AG, ces documents sont un outil de connaissance des adresses personnelles des copropriétaires et d’analyse des «alliances» qui peuvent se jouer au sein de la copropriété», expliquent-ils.
On comprend mieux dès lors que certains syndics rechignent à remettre ce document, d’autant que le nouveau Règlement général sur la protection des données ( RGPD ) leur donne depuis 2018 un prétexte juridique pour motiver ce refus. Pourtant, comme le rappellent les deux spécialistes du droit des copropriétés, le droit tout comme une récente réponse ministérielle (1er octobre 2020) montrent que le syndic ne peut pas refuser de délivrer copie de la feuille de présence en arguant du respect de la vie privée.
La feuille de présence qui recense les noms et domicile de chaque copropriétaire présent physiquement ou représenté, participant à l’assemblée générale, permet de reconstituer, si besoin, le sens du vote de certains copropriétaires et de contrôler les résultats du vote figurant au procès-verbal ainsi que le nombre de tantièmes représentant la majorité des voix du syndicat.
La communication de ce document est donc indispensable pour le copropriétaire qui souhaite vérifier que l’assemblée générale s’est tenue régulièrement (Civ. 3ème, 23 novembre 2017, n° 16-20311 ; Civ. 3ème, 30 septembre 2015, n° 14-19858) et donc l’absence de ce document est de nature à entraîner la nullité de l’assemblée générale (Civ. 3ème, 18 juin 2008, n° 07-14180).
Pas de délai
Par ailleurs, ce document comporte notamment les adresses des copropriétaires non occupants avec les tantièmes associés, ce qui peut s’avérer utile pour rassembler des tantièmes supplémentaires. La loi n’autorise pas le syndic à refuser la communication de la feuille de présence en se prévalant de l’expiration du délai accordé aux copropriétaires (2 mois) pour contester les décisions de l’assemblée générale (Cour de cassation - Troisième chambre civile, 28 février 2006 / n° 05-12.992).
Cette liste est, enfin, un outil d’analyse des «jeux d’alliances» dans la copropriété. Elle renseigne en effet sur les pouvoirs qui ont été accordés par les copropriétaires à des mandataires, membres ou non du Syndicat. Tout copropriétaire peut même demander les pouvoirs (ou procurations) annexés à la feuille de présence. «Ces informations peuvent être importantes pour comprendre les luttes d’influence qui peuvent exister à l’occasion de certains votes dans les assemblées générales» , précisent Bruno Lehnisch et Me Jean-Philippe Mariani.
Le syndic, qui doit conserver et gérer les archives du syndicat des copropriétaires, a l’obligation de délivrer à tout copropriétaire des copies des procès-verbaux et des annexes des assemblées générales. Et justement, la feuille de présence est une annexe du procès-verbal et donc tout copropriétaire a un droit d’accès à ces documents sans justification . Et le nouveau règlement général sur la protection des données (RGPD) n’y change rien. «Le respect de la vie privée ne saurait justifier un refus de délivrance d’une copie de la feuille de présence» , peut-on lire dans une réponse ministérielle du 1er octobre 2020 à une question du sénateur Yves Détraigne.
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