L'assemblée générale est un moment d'échange important pour la gestion d'une copropriété (Crédits: Adobe Stock)
L'assemblée générale d'une copropriété est un temps d'échange entre les copropriétaires et avec le syndic, mais aussi un moment clé au cours duquel des décisions, notamment budgétaires peuvent être votées. Comment se déroule une assemblée générale ? Quelles règles encadrent la tenue d'une assemblée générale de copropriété en bonne et due forme ? Que se passe-t-il pendant la séance ?
Au moins une fois par an, les copropriétaires bailleurs ou occupants se réunissent sur convocation du syndic ou du président du conseil syndical afin de valider les comptes de la copropriété, recevoir le bilan du syndic sur l'exécution de ses diverses missions ou encore évoquer les sujets nécessaires à la bonne gestion de la copropriété.
Si les sujets évoqués peuvent être variés, l'assemblée générale d'une copropriété s'accompagne d'un cadre très strict posé par la loi, depuis l'envoi des convocations jusqu'à l'envoi des comptes-rendus d'audience en passant par le déroulement de la réunion elle-même.
C'est quoi, une assemblée générale ?
Il s'agit en fait de l'assemblée générale (AG) du syndicat des copropriétaires , qui rassemble l'ensemble des copropriétaires, qu'ils soient occupants ou bailleurs.
L'assemblée générale doit se tenir au moins une fois par an, moins de six mois après la clôture de l'exercice comptable de l'année précédente.
Les différents points à l'ordre du jour sont discutés par l'ensemble des copropriétaires et des votes peuvent avoir lieu, selon des règles de majorité variables selon le type et l'importance de la décision à prendre.
Les thèmes peuvent être très variables :
- Le budget prévisionnel de la copropriété.
- Le fonds travaux.
- La réalisation de travaux dans les parties communes pour leur entretien ou leur rénovation.
- Le choix du Syndic.
- Diverses questions relatives au règlement de copropriété.
Bon à savoir : une assemblée extraordinaire peut être convoquée à n'importe quel moment de l'année par le syndic afin de trancher une question urgente comme des travaux suite à des dégâts ou à la demande d'un copropriétaire.
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La convocation à l'assemblée générale
La convocation à l'assemblée générale des copropriétaires doit respecter un certain formalisme pour être valable :
- La convocation est envoyée par le syndic de copropriété ou par le président du conseil syndical en cas d'empêchement ou d'inaction du syndic.
- Jusqu'à 2024, l'envoi se faisait par lettre recommandée avec avis de réception, par lettre recommandée électronique ou par remise en main propre contre récépissé ou émargement.
Toutefois, un changement majeur a eu lieu avec l'entrée en vigueur de l'article 42-1 de la loi du 9 avril 2024 sur l'habitat dégradé : désormais, la notification par voie électronique, autrement dit par mail, est automatique.
Obtenir le consentement préalable des copropriétaires n'est plus nécessaire mais ceux-ci peuvent faire tout de même faire part de leur refus et demander explicitement à continuer de recevoir les convocations par courrier.
Le copropriétaire qui refuse la voie électronique doit en informer son syndic sans avoir à se justifier. Il peut simplement notifier son refus par mail ou par courrier recommandé pour plus de formalisme. L'envoi d'une lettre recommandée est la méthode la plus sûre car il permet de conserver trace de la démarche de refus.
Avant de procéder à ce changement de méthode, le syndic doit cependant impérativement prévenir tous les copropriétaires et les informer de leur droit à choisir de continuer à recevoir les notifications par voie postale.
Bon à savoir : la voie électronique devient la méthode par défaut pour les convocations aux assemblées générales de copropriété mais aussi pour toutes les notifications officielles comme les rappels de charge ou les mises en demeure.
- La convocation doit être envoyée au minimum 21 jours avant la date de la réunion, sauf en cas d'urgence ou si le règlement de la copropriété prévoit un délai plus long.
- La convocation doit contenir un certain nombre d'informations comme la date, l'heure et le lieu de réunion, ainsi que les points à l'ordre du jour.
Bon à savoir : le délai de convocation peut être raccourci dans le cas d'une assemblée générale extraordinaire, du fait de son caractère d'urgence.
Qui peut y participer ?
Tous les copropriétaires sont convoqués à l'assemblée générale. S'ils ne peuvent s'y rendre, ils peuvent être représentés par un mandataire désigné.
Bon à savoir : Attention, il n'est pas possible à un copropriétaire de donner mandat au syndic ni à une personne de la famille du syndic (personne avec laquelle le membre du syndic est en couple ou ses ascendants ou descendants).
Le syndic de copropriété est aussi présent puisqu'il a élaboré l'ordre du jour, parfois en travaillant avec le conseil syndical, et qu'il devra appliquer les décisions prises au cours de l'assemblée générale.
Des intervenants extérieurs peuvent aussi être amenés à participer de manière exceptionnelle à l'assemblée générale d'une copropriété, le plus souvent pour apporter leur expertise, comme un architecte ou un artisan venu apporter éclairage à l'un des points de l'ordre du jour comme des travaux ou une rénovation.
Enfin, un futur acheteur peut assister à l'assemblée générale, s'il en fait la demande et que le syndicat des copropriétaires accepte sa présence.
Afin de réduire le taux d'absentéisme, la loi ELAN du 23 novembre 2018 prévoit différents moyens d'assister à l'assemblée générale de votre copropriété :
- Présence physique.
- Visioconférence.
- Audioconférence.
- Tout autre moyen de communication électronique.
La crise du Covid notamment a participé à l'essor des assemblées générales par visio-conférence.
Si vous souhaitez bénéficier de l'un de ces dispositifs, participer par exemple à la réunion en visioconférence, vous devez en informer votre syndic par tous moyens au moins 3 jours francs avant sa tenue.
Enfin, il est aussi possible pour le syndic d'organiser un vote par correspondance avant la tenue de l'assemblée générale au moyen d'un formulaire conforme à l'arrêté du 2 juillet 2020.
Qui préside l'assemblée générale ?
En début de réunion, un président de séance est élu à la majorité simple parmi les copropriétaires présents, ainsi que prévu par l'article 15 du décret du 17 mars 1967.
Bon à savoir : Il a été posé par l'arrêté du 21 novembre 2013 que le président ne peut être le mandataire venu représenter un copropriétaire absent.
L'article 15 du décret du 17 mars 1967 prévoit également que le secrétariat de la séance est assuré par le syndic, sauf décision contraire de l'assemblée générale.
Le rôle du président de l'assemblée générale des copropriétaires est d'animer les débats, gérer les formalités liées aux votes et s'assurer du respect de l'ordre du jour.
Il distribue la parole, initie les moments de vote lorsqu'il estime que toutes les opinions ont pu s'exprimer, relance les discussions lorsque c'est nécessaire.
Il peut aussi interpeller le syndic pour lui demander des explications supplémentaires par exemple sur un devis.
Il est d'ailleurs à noter que le syndic se doit de répondre aux questions mais ne doit en aucun cas intervenir pour orienter les discussions et influencer les votes.
De plus, le président «certifie exacte la feuille de présence» en vertu de l'article 14 du décret du 17 mars 1967, ce qui est loin d'être anodin puisque cette responsabilité l'amène entre autres à vérifier le respect des règles de la limitation du nombre de mandats ou à vérifier que les règles de diminution des voix d'un copropriétaires majoritaires sont bien appliquées.
Qui contrôle l'exécution des décisions prises en assemblée générale ?
Les décisions prises en assemblée générale sont exécutées par le syndic de copropriété , qui assure entre autres la gestion courante de la copropriété , le respect du règlement de copropriété et tient la comptabilité du syndicat.
Le syndic doit répondre de la bonne exécution de ses missions devant le syndicat des copropriétaires et pour cela il est placé sous le contrôle du conseil syndical de copropriété.
Que se passe-t-il après l'assemblée générale ?
Un procès-verbal est adressé à l'ensemble des copropriétaires par le syndic dans un délai d'un mois.
Cet envoi du procès-verbal marque le début du délai de contestation, c'est-à-dire que dans les deux mois qui suivent, les copropriétaires peuvent éventuellement contester selon certaines règles les résolutions qui ont été votées.
Enfin, une fois passé le délai de deux mois et en l'absence de contestation, le syndic peut commencer à appliquer, sous le contrôle un conseil syndical, les décisions qui ont été votées par le conseil des copropriétaires lors de l'assemblée générale.
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