Le coffre-fort numérique offre un degré de sécurisation élevé des données crédit photo : Shutterstock
Les services de sauvegarde en ligne sont désormais très nombreux. Le niveau de sécurisation n’est toutefois pas le même selon les prestataires. Pour bénéficier d’une garantie de sécurité, il faut utiliser un coffre-fort numérique, lequel doit répondre à un certain nombre de règles. La récupération et l’utilisation des données sauvegardées sont notamment encadrées.
Sommaire:
- Une sauvegarde en ligne n’est pas un coffre-fort numérique
- Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique?
- Les informations à obtenir lors de l’ouverture d’un coffre-fort numérique
- La récupération des données d’un coffre-fort numérique
- Et en cas de fermeture du service de coffre-fort numérique?
Une sauvegarde en ligne n’est pas un coffre-fort numérique
Les solutions, payantes ou gratuites, pour stocker en ligne ses documents personnels, ses photos, ses vidéos ou encore sa musique sont nombreuses. Ces espaces de stockage sont hébergés dans le Cloud , dans des serveurs physiques, accessibles à distance grâce à Internet.
Ce type de sauvegarde est proposé par les grands groupes technologiques américains (Amazon, Google, Apple…), les fournisseurs d’accès à Internet (Bouygues Telecom, Orange, SFR…) ou encore des sociétés spécialisées (hubiC, Dropbox…).
Toutefois, les offres de stockage dans le Cloud n’offrent aucune garantie de sécurité. L’ensemble des prestataires se protège même en déclinant toute responsabilité en cas de perte des données. Plus généralement, il faut savoir qu’un coffre-fort numérique doit offrir un degré de sécurisation plus élevé.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique?
Un coffre-fort numérique est hébergé dans le Cloud . Cependant, contrairement aux modèles de sauvegarde classiques, ce type de service répond à des règles plus strictes, lesquelles visent à assurer leur bon fonctionnement et à répondre aux inquiétudes des utilisateurs.
Pour commencer, le serveur de stockage doit nécessairement être localisé en Europe. Cela exclut un certain nombre de services. Ensuite, tout coffre-fort numérique doit répondre à des normes d’archivage (norme française Afnor Z42013 et norme internationale ISO 14641-1) et de conservation et d’intégrité des données dans le temps (norme française Afnor Z42020). Celles-ci doivent être mentionnées dans les conditions générales du prestataire. Enfin, les données conservées dans un coffre-fort ont vocation à rester confidentielles. Le fournisseur du coffre n’a pas le droit de les consulter ou de s’en servir pour vendre des services payants à des tiers.
Plusieurs offres de prestataires spécialisés ont vu le jour. Les banques en ligne , notamment, proposent des coffres-forts numériques.
À noter
Certains prestataires proposent un coffre-fort numérique avec un stockage “à valeur probatoire”. Le document est alors horodaté lorsqu’il est déposé. Toute consultation, copie ou modification, est ensuite enregistrée. Ce système permet d‘apporter une valeur juridique à la conservation du document et à sa lisibilité.
Les informations à obtenir lors de l’ouverture d’un coffre-fort numérique
Lors de l’ouverture de votre coffre-fort numérique, le prestataire du service doit vous fournir un contrat comportant les éléments suivants:
- Les modalités de récupération des documents (opérations techniques devant être conduites par l’utilisateur, format des fichiers, délais de récupération…).
- Les conditions dans lesquelles le format d’un document déposé dans le service pourrait être transformé par le fournisseur du service.
- Les frais éventuellement exigibles en cas de demandes de récupération jugées excessives de l’utilisateur.
À savoir
Un régime spécifique s’applique à l’hébergement des données de santé. Ce dernier est conditionné par l’obtention d’un agrément ministériel ad hoc.
La récupération des données d’un coffre-fort numérique
Le détenteur d’un coffre-fort numérique doit pouvoir récupérer ses documents et données:
- Par voie de communication numérique, de façon simple et sans manipulation complexe ou répétitive.
- Dans un format électronique ouvert, structuré, couramment utilisé, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé (à l’exception des documents initialement déposés dans un format non ouvert et qui peuvent être restitués dans leur format d’origine).
Toute opération de récupération doit s’effectuer de façon complète, intègre et dans un délai raisonnable.
Et en cas de fermeture du service de coffre-fort numérique?
L’utilisateur doit être informé au moins trois mois à l’avance de la suspension ou de la fermeture du service de coffre-fort numérique. Ce délai doit lui permettre de récupérer ses documents et données stockés.
Si l’utilisateur n’a pas pu agir dans ce délai, rien n’est perdu. En effet, le fournisseur du service doit garantir la récupération des documents et données pendant une durée supplémentaire de douze mois à compter de la date à laquelle cette cessation d’activité au service est intervenue.
Quels documents conserver et pourquoi?
La conservation des documents a pour objectif de vous permettre de prouver l’existence d’un droit. La durée de conservation des documents imposée par la loi varie selon le type de document. Elle correspond à la période durant laquelle un tiers peut vous réclamer quelque chose (le paiement d’une amende, par exemple). Il s’agit bien évidemment des documents bancaires (relevés, prêts…), fiscaux (avis, déclaration…) et d’assurance (habitation, véhicules…). Mais pas seulement. Vous devez vous assurer de conserver les documents concernant votre famille, votre logement, vos véhicules, votre santé, votre travail et votre retraite. Dans tous les cas, ils peuvent être conservés sous forme papier ou être numérisés. En effet, l’administration ne fait aucune différence entre ces deux modes de conservation. Certains coffres-forts permettent d’agréger des organismes pour permettre une récupération automatique des documents.
