Formalités d’entreprise : comment utiliser le guichet unique en ligne

Formalités d’entreprise : comment utiliser le guichet unique en ligne / iStock.com - bancha singchai

Un seul point d'entrée pour toutes les formalités

Le guichet unique a été instauré en 2019, dans le cadre du Plan d'action pour la croissance et la transformation des entreprises (loi Pacte), pour simplifier les démarches administratives liées aux entreprises. Le principe du guichet unique (GU) des formalités d'entreprises est de proposer un seul point d'entrée pour toutes les démarches, de l'immatriculation de l'entreprise à la cessation d'activité en passant par le dépôt des comptes annuels ou les modifications éventuelles (changement d'adresse, de nom, d'activité, de montant du capital, etc.). En évitant les doublons et en réduisant les délais de traitement, cet accès simplifié facilite la gestion administrative des entreprises. Le GU vient remplacer les centres de formalités des entreprises (CFE) créés dans les années 1980 et gérés par les chambres consulaires (chambre de commerce et d'industrie, chambres des métiers et de l'artisanat, chambre d'agriculture), ainsi que les greffes des tribunaux, la DGFiP (Direction générale des Finances publiques) et l'Urssaf. Il s'est également substitué à 56 formulaires CERFA et à 1 400 CFE. Chaque jour, plus de 20 000 formalités sont réalisées par le GU, et le nombre de démarches réalisées par ce dispositif est évalué à 4,2 millions en 2024. Les démarches effectuées via le GU alimentent en temps réel le RNE (Registre national des entreprises), également mis en place par la loi Pacte pour fusionner les différents registres d'entreprises (registre national du commerce et des sociétés, répertoire national des métiers, registre des actifs agricoles). Le contenu des déclarations est néanmoins contrôlé par les organismes chargés de leur validation (chambres consulaires, MSA, DGFiP, Insee, greffes…). Toutes les entreprises du territoire français (commerciales, artisanales, agricoles ou libérales) sont donc contenues dans ce registre. L'INPI (Institut national de la propriété industrielle), consultable gratuitement, est l'opérateur qui gère de façon dématérialisée le GU et le RNE.

Avantages et fonctionnement du guichet unique

Les atouts majeurs du GU sont le gain de temps (suppression des déplacements), la réduction des délais de traitement des demandes (50 % des dossiers sont traités en une journée), la facilité d'instruction du dossier et la visibilité sur l'avancement de la demande. Les entreprises peuvent suivre facilement leurs demandes depuis les tableaux de bord initiés par le site. Il leur est facile de renseigner les informations nécessaires au dossier et de joindre les pièces complémentaires demandées par les organismes compétents. Plusieurs personnes peuvent se saisir du GU : le chef d'entreprise (dirigeant de société, travailleur indépendant ou micro-entrepreneur), un salarié titulaire d'une délégation de pouvoir (le délégataire) ou toute autre personne disposant d'un mandat (le mandataire). Une copie de la délégation ou du mandat devra être jointe pour justifier de ces pouvoirs. L'utilisation est simple : il suffit pour le déclarant de créer un compte utilisateur, qui lui permettra d'avoir accès à l'ensemble des formalités. Il est également possible de se connecter sur le site via un compte Franceconnect ou e-procédures. Il doit ensuite saisir en ligne les informations liées à sa demande et joindre les pièces nécessaires. Une assistance en ligne est disponible en cas de difficulté. Depuis début 2025, un récépissé est remis par l'INPI en cas de problème technique grave empêchant la déclaration. Ce document permet d'attester que la formalité a bien été réalisée dans les temps, ce qui ne dispense pas le déclarant de finaliser sa demande dans les 15 jours suivant la résolution de l'incident.