La signature électronique : les notaires face aux défis du télétravail

information fournie par Boursorama avec Pratique.fr•02/04/2020 à 16:30

Les notaires explorent des solutions pour poursuivre leur activité en période de confinement. A l’heure du confinement, les offices notariaux s’organisent pour maintenir leur activité et assurer le suivi de leurs dossiers, tout en respectant les règles gouvernementales de distanciation sociale. Des contraintes qui les amènent à explorer de nouvelles solutions dématérialisées. Décryptage.

Des offices virtuels

Comme bon nombre de professions, les notaires s’organisent pour maintenir leur activité, malgré le confinement. Si les quelques 6 200 études notariales françaises ont fermé leurs portes, plus de la moitié des salariés et notaires poursuivent leur activité de service en télétravail. La plupart des offices  sont donc aujourd’hui joignables par leur clientèle par voie électronique ou par téléphone. Si les professionnels assurent le contact dans le cadre du suivi des dossiers, la finalité nécessite cependant quelques ajustements. La plupart des dossiers requièrent en effet la signature du ou des clients, habituellement effectuée lors d’une rencontre formelle à l’office.

Les signatures à distance

Conformément aux règles relatives aux déplacements et à la distanciation sociale, les rencontres physiques ne peuvent être maintenues dans les offices notariaux. Les notaires travaillent donc actuellement à développer des solutions alternatives. La signature électronique est un système sécurisé qui permet de signer des actes notariés authentiques à distance. Cette solution, jusqu’ici marginale, est étudiée par les notaires dans le cadre de signatures qui ne pourraient être reportées après la période de confinement.  Certains professionnels avancent pouvoir utiliser ce système sécurisé pour les actes relatifs au droit de la famille, comme une attestation immobilière ou une déclaration de succession. Les actes de vente sont quant à eux signés par procuration électronique. Lorsque le notaire a réuni tous les documents nécessaires à l’établissement de l’acte de vente, il peut envoyer une demande de procuration par voie électronique avec signatures sécurisées. La procuration est alors donnée à un collaborateur de l’étude qui représente l’acquéreur et le vendeur lors de la signature.  Cette solution, complexe à mettre en place, n’est possible que si l’office est équipé de systèmes internet sécurisés optimaux et d’outils permettant d’effectuer des rencontres en visioconférences.

Des délais allongés

La signature d’un acte de vente est conditionnelle à la constitution d’un dossier comprenant des documents originaux et officiels.  Malgré les outils technologiques à leur disposition, les notaires doivent composer avec la fermeture des différents services publics, comme les mairies, ou encore les services de publicité foncière. Le confinement et ses retombées économiques impactent durement les dossiers relatifs à la vente de biens immobiliers. La Conseil Supérieur du Notariat (CSN) a observé une hausse du nombre de rétractations sur les compromis de vente signés juste avant la mise en place des mesures de confinement. Le pourcentage de rétractation est ainsi passé de 1 % à 20 % en quelques jours. Rappelons que les signataires d’un compromis de vente ou d’une promesse de vente disposent d’un délai légal de 10 jours pour renoncer à une vente. Pour faciliter le processus durant la période de confinement, il est néanmoins désormais possible d’ajouter une condition suspensive indiquant que le contrat est valable « jusqu’à une période de 30 jours après la fin des mesures de confinement » dans un compromis de vente ou dans une promesse de vente.