Note de frais : une perte de productivité pour les salariés?

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Une étude internationale montre qu'un tiers des salariés renonce à réclamer le remboursement intégral de leurs notes de frais. Ce sont ainsi 212 € par an et par salarié qui restent dans la poche des entreprises françaises. En cause, le parcours du combattant que représente la démarche de remboursement. Un parcours qui se solde souvent par une véritable perte de productivité du salarié.

Note de frais : une perte de productivité pour les salariés?
Note de frais : une perte de productivité pour les salariés?

Lenteur des remboursements et découragement des salariés

Une étude menée pour le compte de la SSII Unit4 semble indiquer que si les salariés n'exigent pas le remboursement total de leurs notes de frais, c’est parce qu'ils jugent le montant trop faible. Ce sont pourtant 600 millions d'euros qui ne sont pas réclamés en France. Et près de 8,7 milliards aux Etats-Unis! Et les raisons ne sont pas uniquement à mettre sur le compte de la négligence. En effet, un quart des personnes interrogées insiste sur la lourdeur des procédures de remboursement, ce qui les décourage de faire la démarche. La même proportion de salariés disent devoir patienter plus d'un mois entre la demande et le remboursement effectif. Démotivés, nombre d'entre eux finissent par ne plus réclamer et par se retrouver parfois dans une situation financière délicate. C’est le cas pour 24% des salariés Français qui en attribuent la cause à cette absence de remboursement. Par ailleurs 23% d’entre eux ont la sensation que l'employeur retire un avantage financier à leurs dépens.

Perte de temps et obsolescence des processus

Des remboursements insuffisants auxquels s'ajoute une perte de temps et de productivité quant aux notes de frais effectivement traitées par les salariés. Une étude publiée en 2012 par KDS, le spécialiste technologique du voyage d'affaires et des notes de frais, en fait le constat. L'éditeur de solutions logicielles a interrogé 780 professionnels sur le marché français. Le constat est sans appel, le traitement des notes de frais par les salariés est chronophage. 59% des personnes interrogées y consacrent plus de 30 minutes, parfois jusqu'à une heure par mois, uniquement pour remplir leur formulaire de demande de remboursement. 73% le font pendant leurs heures de travail. L'enquête révèle également que 34% des Français utilisent des tableurs pour effectuer ces tâches, ce qui prend plus de temps qu'un outil en ligne et nuit forcément à la productivité. La numérisation des notes de frais permet à 43% des sondés de réaliser leur demande en moins de 15 minutes.

Des salariés honnêtes mais excédés

L'étude menée par KDS indique par ailleurs que 78% des salariés disent n'avoir jamais triché sur leurs notes de frais. Pour les 22% restants, " il s'agit plutôt pour eux de se faire rembourser des notes qu'ils ont perdu ou dont le montant, trop faible, n'a pas fait l'objet d'une demande " explique Alain Joyet, sociologue d'entreprise, qui a analysé l'étude. Il s'agirait donc plutôt d'une compensation que d'une simple tricherie. Une compensation à mettre également sur le compte de l'agacement des salariés quant à la complexité du système de remboursement et notamment du calcul de la TVA qu'ils doivent faire eux-mêmes. Près de 60% des personnes interrogées s'en agacent.
C’est ainsi que KDS en appelle " à la simplification des notes de frais, à la mise en place d'outils de gestion adaptés et à la transparence des règles de remboursement ".

Trucs et astuces

Unit4 est une société d'origine Néerlandaise spécialisée dans l'édition de progiciels de gestion intégrés (ERP).
KDS est une société qui propose des solutions logicielles de gestion des voyages d'affaires et des notes de frais pour les entreprises.
Toutes les entreprises de 100 à 2 000 salariés sont aujourd'hui équipées d'au moins un logiciel de gestion, soit spécifique, soit spécialisé, soit intégré de type ERP.
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