VECTRANE : Rapport du Président sur le contrôle interne

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Rapport du Président sur la gouvernance et le contrôle interne

Le Groupe détient au 31 décembre 2006 huit actifs de grande taille dont sept n'ont qu'un seul locataire. Le huitième, la tour Anjou étant en cours de réhabilitation. La concentration du risque locatif sur des sociétés de taille importante à forte notoriété, disposant de moyens financiers significatifs et de services compétents, est un facteur très sécurisant pour Vectrane.

A- Le conseil d'administration

Vectrane est administré par un conseil d'administration de trois membres au moins et de dix-huit membres au plus. Au 31 décembre 2006, le conseil se compose de 7 administrateurs et d'un censeur.

Il a adopté lors de sa réunion du 12 octobre 2005 un règlement intérieur qui fixe les compétences du conseil et des administrateurs, organise les travaux du conseil et contient la charte de l'administrateur pour offrir un cadre déontologique à l'exercice par les administrateurs de leur mandat.

Au titre de l'exercice 2006 le conseil s'est réuni 7 fois.

B- Les comités du conseil d'administration

1. Comité d'investissement et d'arbitrage

Il a vocation à assister le conseil d'administration dans la définition des orientations stratégiques du Groupe. Il assiste en particulier le conseil d'administration dans l'approbation des investissements ou des désinvestissements.
Il est saisi par le Directeur Général de tout projet excédant un million d'euros. Au delà d'un montant de 5 millions d'euros, il transmet des avis consultatifs au conseil d'administration.
Au cours de l'exercice 2006, le comité d'investissement s'est réuni sept fois.

2. Comité d'audit

Ce comité a vocation à examiner de manière régulière les conditions d'établissement des comptes sociaux et consolidés et à s'assurer de la rigueur, de la permanence, de la pertinence et de la transparence des méthodes comptables adoptées ainsi que de l'adéquation des procédures internes de collecte et de contrôle des informations avec ces objectifs.
Il saisit également le conseil d'administration de toute question liée aux modalités de consolidation et se prononce sur la désignation, le renouvellement et la qualité du travail des commissaires aux comptes.
Le comité d'audit s'est réuni deux fois pour examiner les comptes semestriels et annuels de  l'exercice 2006.

3. Comité financier

Il a vocation à assister le conseil d'administration dans la définition des orientations financières du Groupe. Il définit la politique de gestion des risques financiers, de trésorerie et de financement du

Groupe. Il examine toute opération financière (acquisition, restructuration, etc....).
Il s'est réuni deux fois au cours de l'exercice : il a notamment décidé d'adapter les instruments de couverture de taux de la dette et proposé les moyens de financement nécessaires aux acquisitions de l'exercice.

4. Comité des rémunérations

Il assiste le conseil d'administration dans la détermination de la politique de rémunération des mandataires sociaux, s'agissant en particulier des mécanismes d'intéressement (attribution d'options de souscription ou d'achats d'actions et attribution gratuite d'actions) que la Société pourrait être amenée à mettre en place.
Il s'est réuni en fin d'exercice pour proposer les primes ou attribution gratuite d'actions au management. Plus généralement, la Société entend inscrire son action et le fonctionnement de ses organes sociaux dans le cadre des meilleures pratiques en matière de gouvernement d'entreprise et appliquer notamment les recommandations de l'Association française des entreprises privées et du Mouvement des entreprises de France (octobre 2003).

C- Le management

Vectrane a décidé de renforcer sa structure interne pour disposer de moyens mieux appropriés à son activité et à son développement.

1. Asset management

Un Directeur de l'Asset a été recruté début 2006. Issu du secteur de l'immobilier d'entreprise et disposant d'une expérience professionnelle reconnue il a en charge, principalement, la recherche et l'étude de nouveaux dossiers d'investissement qu'il présente au comité d'investissement et d'arbitrage.
Par ailleurs, le contrat d'Asset management signé avec Amex Partners, d'une durée d'un an renouvelable, a fait l'objet d'une modification significative. Un avenant a été conclu aux termes duquel Amex Partners est dorénavant missionné pour rechercher en permanence des opérations d'investissement à proposer à Vectrane, et assister Vectrane dans les études préalables à la réhabilitation lourde de la Tour Anjou.

2. Property Management

Un responsable du Property management a également été recruté début 2006. Diplômé de l'enseignement immobilier, et ayant plusieurs années d'expérience, il est en charge de la gestion immobilière, c'est-à-dire principalement de la relation avec les locataires et de la Direction de la maintenance immobilière.
A ce titre, il veille à la facturation, fait vérifier systématiquement que les actifs de Vectrane sont bien entretenus, restent conformes à la réglementation et que les polices d'assurance sont mises à jour en permanence.
Il gère le contrat de Facility management signé avec Dalkia Facilities.

3. Administration et financement

Un Directeur Administratif et Financier expérimenté a été recruté au début du quatrième trimestre. D'ores et déjà, il a procédé à la structuration de la fonction comptable.
Un spécialiste comptable a été intégré récemment, sa première mission étant d'organiser et de compléter, le cas échéant, d'une part, la documentation pour mieux sécuriser les procédures et faciliter les contrôles et, d'autre part, de mettre en place de façon progressive un service comptable interne.
Le périmètre des missions d'aide à l'établissement des comptes annuels et de suivi des opérations courantes confiées à un cabinet d'expertise comptable sera révisé en conséquence.

D- Les prestataires extérieurs

Vectrane ayant choisi d'assurer en interne les principales missions d'une société cotée, l'appel aux prestataires extérieurs est moindre, bien que restant à ce jour indispensable pour certaines taches spécifiques.
Le périmètre des missions confiées à Amex Partners, au cabinet d'expertise comptable, et à Dalkia Facilities a été révisé comme rappelé ci-dessus.
A la suite de l'audit des systèmes d'information, la Société a pris la décision de remplacer son outil informatique à l'occasion du déménagement du siège social début novembre 2006.
Le choix parmi deux logiciels de gestion immobilière est en cours d'étude, le logiciel devant
répondre tout à la fois aux demandes d'information et de contrôle et d'interface avec la comptabilité. Il devra également constituer un outil de modélisation financière et d'aide à la décision pour les études d'investissements. Cet outil de contrôle interne sera enrichi et mis à jour en phase avec le développement de la Société.
Par ailleurs, Vectrane continue à confier les tâches courantes de secrétariat juridique à un cabinet extérieur. De même, elle s'est attachée en tant que de besoin les services d'un expert fiscal ou d'un avocat spécialisé.
Conformément à l'objectif annoncé, l'année 2006 a donc été pour Vectrane une année de structuration et de consolidation de ses moyens propres. De plus un cahier récapitulant les procédures internes a été rédigé, avec l'appui du cabinet d'expertise comptable déjà partenaire.
La pratique de la gouvernance et l'adoption de nouveaux moyens ont eu pour effet de renforcer le dispositif de fonctionnement de l'Entreprise et de contrôle interne.
Vectrane continuera à veiller à ce que ces règles soient respectées et les adaptera en fonction de son développement.

Vectrane est cotée sur Euronext Paris, Eurolist (Compartiment B)

Code ISIN : FR0010262287, Code Bloomberg : VEC FP, Code Reuters : VEC.PA

Pour plus d'informations, consulter le site Internet : http://www.vectrane.com


VECTRANE CONTACTS ACTUS
Jean-Marie Palu
Directeur Financier
Tel : 01 45 02 25 25
Nicole Roffé
Relations Analystes/Investisseurs
Tel : 01 53 67 35 74

Rapport des commissaires aux comptes établi en application de l'article L.225-235 du Code de Commerce, sur le rapport du Président du conseil d'administration de la société Vectrane SA

concernant les procédures de contrôle interne relatives à l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière


Exercice clos le 31 décembre 2006

Mesdames, Messieurs les Actionnaires,

En notre qualité de commissaires aux comptes de la société Vectrane SA et en application des dispositions de l'article L.225-235 du Code de Commerce, nous vous présentons notre rapport sur le rapport établi par le Président de votre société conformément aux dispositions de l'article L.225-37 du Code de Commerce au titre de l'exercice clos le 31 décembre 2006.

Il appartient au Président de rendre compte, dans son rapport, notamment des conditions de préparation et d'organisation des travaux du conseil d'administration et des procédures de contrôle interne mises en place au sein de la Société.

Il nous appartient de vous communiquer les observations qu'appellent de notre part les informations données dans le rapport du Président, concernant les procédures de contrôle interne relatives à l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière.

Nous avons effectué nos travaux selon la doctrine professionnelle applicable en France. Celle-ci requiert la mise en œuvre de diligences destinées à apprécier la sincérité des informations données dans le rapport du Président, concernant les procédures de contrôle interne relatives à l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière. Ces diligences consistent notamment à :

  • prendre connaissance des objectifs et de l'organisation générale du contrôle interne, ainsi que des procédures de contrôle interne relatives à l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière, présentés dans le rapport du Président,
  • prendre connaissance des travaux sous-tendant les informations ainsi données dans le rapport. Sur la base de ces travaux, nous n'avons pas d'observation à formuler sur les informations données concernant les procédures de contrôle interne de la Société relatives à l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière, contenues dans le rapport du Président du conseil d'administration, établi en application des dispositions de l'article L.225-37 du Code de Commerce.

Paris La Défense et Paris, le 29 janvier 2007

KPMG Audit
Département de KPMG SA
Fabrice Odent - Associé
Leguide Naïm et Associés

Paul Naïm - Associé
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