ROBERTET : Rapport sur le controle interne 2006

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COMPTE RENDU DES PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE
MISES EN PLACE PAR LA SOCIETE


( article L.225-68 du Code de commerce )

Ce rapport sur les procédures de contrôle interne mises en place par la société a été établi sous la responsabilité du Président du Conseil de Surveillance.

Il porte essentiellement sur les procédures de la société mère, les procédures de consolidation et les procédures de la société mère destinées à maîtriser le contrôle interne des entités consolidées.

Le présent rapport a été établi, notamment, sur la base des informations communiquées par la direction financière.

1- Définition du contrôle interne

Le contrôle interne est le processus mis en œuvre par la Direction Générale, l'encadrement et le personnel de l'entreprise, tendant à la réalisation des objectifs suivants :

Optimisation des opérations.
Fiabilité des informations financières.
Conformités aux lois et règlements en vigueur.

Toutefois, ce système de contrôle interne ne peut que fournir une assurance raisonnable et non pas une garantie absolue quant à la réalisation de ces objectifs, tant par les limites inhérentes à tout processus mis en œuvre par des hommes que par les contraintes de ressources dont toute entreprise doit tenir compte.

2- Gouvernement d'entreprise

La société Robertet  est une société à Directoire et Conseil de Surveillance.

Le Conseil de surveillance est composé de dix membres nommés pour une durée de trois ans.

Cinq de ses membres sont des personnalités totalement indépendantes issues du monde de la banque, de l'industrie,  n'ayant aucun lien avec l'actionnariat principal et n'ayant jamais exercé aucune fonction dans l'entreprise.

Conformément aux pouvoirs que lui confère la loi, il nomme les membres du Directoire dont il supervise la gestion, autorise certains actes et fixe la rémunération de ces derniers, tant en terme de salaires que d'attribution d'options, sur proposition d'un comité de rémunération  qui se réunit une fois l'an.

Le comité de rémunération est composé de trois membres du conseil dont deux font partie des cinq membres qualifiés ci-dessus de totalement indépendants. 

Il examine les états financiers et le rapport de gestion du Directoire et se réunit à minima quatre fois par an. Lors de ces réunions auxquelles participent les membres du Directoire, les décisions stratégiques de ce dernier sont examinées ainsi que toute décision pouvant avoir un impact financier significatif dans le développement du Groupe.

Le Directoire est lui composé de quatre membres nommés pour une durée de six ans avec à sa tête, un Président.

Il est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir au nom de la société dans la limite des pouvoirs expressément attribués au Conseil de Surveillance et aux assemblées d'actionnaires.

Il est en charge de la gestion de la société qu'il représente vis à vis des tiers. Il définit la stratégie de développement et met en œuvre ses orientations commerciales et financières avec les acteurs opérationnels.

Le Directoire a communiqué régulièrement au Conseil de Surveillance, notamment lors des quatre réunions annuelles, toutes informations, écrites ou orales lui permettant de superviser et analyser les décisions qu'il a prise ou qu'il projette de mettre en œuvre.

3- Processus de contrôle interne chez ROBERTET

Chez Robertet, la réduction du nombre de niveaux hiérarchiques, l'existence de circuits de décision courts avec un rattachement direct des niveaux opérationnels, au contact du terrain, au Directoire et à son Président, associés à des valeurs d'entreprises largement diffusées dans toutes les entités du Groupe et une volonté d'amélioration continue des processus opérationnels, sont le gage d'un environnement de contrôle fort et fiable.

Les activités de contrôle sont menées à tous les niveaux hiérarchiques et fonctionnels du Groupe et comprennent des actions aussi variées qu'approuver et autoriser, vérifier et rapprocher, apprécier les performances opérationnelles, s'assurer de la protection des actifs ou de la séparation des fonctions.

Le contrôle interne est donc organisé dans la perspective de contribuer notamment à l'assurance que les comptes sociaux et consolidés reflètent de façon sincère et objective le situation patrimoniale du Groupe et fournissent une appréciation raisonnable des risques éventuels de toute nature auxquels il est susceptible de faire face qui pourraient nuire à la réalisation des objectifs assignés au contrôle interne. 

4- Fiabilité de l'information financière du groupe.

 Les processus ayant une incidence sur la fiabilité de l'information financière pour lesquels des contrôles clés ont été mis en place relèvent des domaines suivants :

Finance Processus de consolidation.
Préparation de la communication financière.
Gestion juridique et fiscale.
Achats Passation de commande.
Contrôle réception, quantité et qualité.
Comptabilisation et règlement des factures.
Ventes  Prise de commande.
Comptabilisation et encaissement des factures.
Informatique  Harmonisation et compatibilité des systèmes Sécurité
Personnel  Paye et gestion des engagements sociaux
Gestion des actifs immobilisés
Gestion des stocks Inventaires physiques
valorisation
Gestion de la trésorerie et des financements
Suivi des budgets.

En ce qui concerne les processus d'élaboration des information financières publiées, des procédures spécifiques sont mises en œuvre, incluant principalement :

Un système standardisé de reporting financier et de consolidation qui permet
d'établir les états financiers suivant les principes du Groupe.
Un processus formalisé de remontée et d'analyse des autres informations publiées dans les documents de référence du Groupe.

La responsabilité de la mise en œuvre de ces procédures incombe aux Directions Financières de chacune des entités du Groupe.

La Direction Générale ainsi que la Direction Financière du Groupe effectue régulièrement des visites dans les filiales opérationnelles pour suivi des performances, procédures, audits de sujets ponctuels, mise en place ou suivi de plans d'actions.
Cependant, afin de parfaire ces procédures et pouvoir mieux les évaluer encore, la société a décidé de mettre en place un comité de pilotage des systèmes de contrôle interne pour une définition plus précise des objectifs et moyens à mettre en place et procéder à des évaluations périodiques.

Dans ce cadre, en 2004, associé à la mise en œuvre des nouvelles normes IFRS, l'élaboration d'un manuel de procédures comptables refondu a été lancé. Il sera assorti d'une check-list des contrôles en vigueur au sein du Groupe.

De plus il a été envoyé aux filiales des instructions spécifiques, dans le cadre de l'arrêté  des comptes ayant également pour but d'améliorer les procédures de contrôle de la qualité des informations  financières et comptables.

Il  a été mis en œuvre également un travail d'analyse des risques plus poussé.

Le président du Conseil de Surveillance,

Jean MAUBERT.

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